これからシステム導入を始めるプロジェクトマネジャの方、何から手を付けなければならないか悩んでいませんか？まず何をしなければならないかズバリ回答します。RFPを作ってください。このコラムを最後まで読んでいただけると、RFPをどのように作成すべきか、どの程度のRFPを作成すべきかがご理解いただけます。

RFPとは？

RFPとは「Request for Proposal」の略で、「提案依頼書」のことで、システムを導入したい会社がシステムインテグレーターに対して発行するドキュメントになります。システムインテグレーターはこのRFPを基にシステム導入の具体的な提案を行います。このRFPの精度が低いと、おのずと提案内容の精度も低くなります。その結果、スタート前から失敗する可能性の高いシステム導入プロジェクトになってしまいます。

RFP発行の本当の目的は？

RFPの発行の目的はシステム導入プロジェクトを実施する上で必要な情報の取得（主にQCD）になります。必要な情報は多数ありますが、本当に欲しい情報に絞って以下に解説します。発行するRFPの精度が低いと取得できる情報の精度も低くなります。（スタート前から向かっている先がERPシステム導入の失敗になってしまいます。）

開発費用の取得

パッケージの場合は、パッケージ本体の導入費用、旧システムから新システムへの移行の費用、利用者教育やユーザーテストの支援費用などがありますが、重要な費用項目の一つに開発費用があります。当然、RFPに必要なシステム機能を提示していないと開発費用の取得は困難です。（特にパッケージとのGAPがベンダーとして認識できるだけの情報提供が必要です。）

実現可能な導入スケジュールの取得

システムインテグレーターは、自社としての実行可能なスケジュールを提示してきます。このスケジュールに自分たちが付いていけるのか。自社として希望していたスタート時期があっているのかなどの確認にもなります。（自社が提示したスタート希望時期が実現不可能なものだったこともあります。）

自社の作業内容の確認

上記のスケジュールでも触れましたが、自社が実施すべき作業が本当にスケジュール通りに実施できるのか。自分たちでできるのか、工数は足りているのか、作業内容と作業ボリュームを十分に確認する必要があります。

システム導入のスコープ

後から導入のスコープが広がる可能性はないのか？対象の部署や製造業であれば工場が増える可能性はないのか？連携する周辺システムの数・連携データ種なども確認する必要があります。

システム導入の失敗とRFP

システム導入の失敗には複数の要因があり、それらが重なったときに起きる可能性が高くなります。システム導入の失敗とは、スタートの期日に導入が間に合わなかった、予算を大幅に超過した、移行がうまくいかなかったなどが代表的な失敗になると考えられます。

スタートの期日に間に合わなかった

この原因でよく聞く言葉が「想定以上の作業ボリュームがあった」、「想定以上の開発工数になった」。この想定とは何なのでしょうか。まさにRFPに記載したシステムが持つべき機能になるのではないでしょうか。RFPにシステムで持つべき機能が網羅的に（機能の網羅性）、精度高く（機能の重さ・深さ）記載されていたでしょうか。

手戻りが発生した

手戻りとは、実は検討すべき事柄が検討されておらず、後工程で露呈するということではないでしょうか。そもそも、検討漏れというのは最初のRFPに機能として、課題として記載されていたか？もしくはRFP作成時に課題解決の検討がされていたのでしょうか。手戻りとは、実は事前検討の漏れが原因ではないでしょうか。（当然プロジェクトが進んでいくと、想定外の課題が発生します。その数の極小化が必要だと思います。）

予算が大幅に超過した

スタートの期日に間に合わなかったこととほぼ同じ原因になります。もしくは、プロジェクトの途中でスコープの広がりが出たなど、やるべきことが増えたのが原因になります。このやるべきことそのものは、RFP作成時に想定されていたのではないでしょうか？ここでもRFPの精度がシステム導入の失敗に繋がっています。

移行がうまくいかない

旧システム側の作業量は、RFP作成時にどこまで見越していたでしょうか。ソース情報の確認。全ての情報が旧システムに存在するわけではありません。手でデータを作成する可能性もあります。旧システムを運営している会社にデータ移行のRFPは発行しているでしょうか。移行作業の作業量や難易度などの確認がプロジェクト開始前に実施されていることは少ないのではと思います。

RFP作成の手順

RFPで記載すべき事項の情報をどのように収集、整理するか、この作業は実は非常に難易度の高い業務になります。ある程度RFPの作成を手がけた人ではないと作成することが難しい作業です。

ＲＦＰの作成手順

RFPの作成は外部コンサルタントと共同で作成

RFP作成作業は、ユーザー企業の中ではなかなか実施される機会が少ない業務になります。特に基幹システムのリプレースになると、１０数年に１回、もしかするとそれよりも長いインターバルでリプレースされていると思います。

実際にやったことのある人に依頼することが無難

何を作るかなどは、このコラムでも記載しましたが、本当に作れるのか？、具体的にどうしたらいいのかで立ち止まってしまうのではないでしょうか。精度の低さがシステム導入の失敗につながるのであれば、外部に依頼することが無難な選択になります。

本当に丸投げでいいのか？

RFP作成には現状調査からドキュメントの作成まで、それなりの情報の収集、検討が必要になります。この期間で得られる情報、この期間に考える内容そのものがシステム導入の目的であったり、プロジェクトの課題、リスクであったりすると考えられます。このプロジェクトそのものを理解している人が自社の中に何人いるかが、システム導入プロジェクト成功につながるのではと思います。

本当の意味でのRFP作成を

RFPとはシステム導入プロジェクトの設計図です。この設計図の精度を担保することがプロジェクト成功のまずは第一歩になることは間違いありません。この一歩を間違えれば、最初の一歩から成功とは離れた道を歩んでしまう可能性が高くなります。特にプロジェクトがスタートしてからの方向転換、スケジュール変更などは当初の予定外の多大な出費につながる可能性が高いです。